「算定基礎届とはどんな書類なのだろうか」「出さなかったらどうなるのだろう」と、悩んでいないでしょうか。

算定基礎届は、社会保険料を正しく計算するために必要な書類です。

 

出さなかったら、6月以下の懲役又は50万円以下の罰金が科せられる可能性があるため注意しましょう。

 

この記事では算定基礎届について解説します。書き方や注意するケースについても、分かる内容になっています。

算定基礎届とは？

正式には被保険者報酬月額算定基礎届といいます。社会保険料は、従業員の給与を基に計算されますが、正しく計算するためには算定基礎届の提出が必要です。算定基礎届には、従業員の氏名や住所、生年月日、給与額などの情報を記載します。

 

社会保険は、病気やケガ、出産、失業、老後など、様々な場面で私たちを支えてくれる大切な制度です。この社会保険を運営するためには、保険料を徴収する必要があります。作成した書類は、事務センターまたは管轄の年金事務所に提出しましょう。

1年間の社会保険料を算定する書類

社会保険料は、給与を基に算出された標準報酬月額を使用して計算します。しかし、給与は変動するため、毎年社会保険料を計算し直す必要があります。会社は毎年算定基礎届を提出することで、給与に基づいた正しい社会保険料の計算が可能です。

 

年に一回、被保険者一人ひとりの標準報酬月額を見直すことを定時決定といいます。

随時改定（月額変更届）との違い

定時決定と随時改定は、どちらも標準報酬月額を計算するために必要な手続きですが、書類を提出するタイミングが異なります。

 

算定基礎届は、毎年7月に提出する書類で、1年間の社会保険料を計算するために使用されます。給与に変動がない場合、基本的には算定基礎届によって算出された標準報酬月額による社会保険料です。

 

しかし、月々の固定給などの金額が大きく変動すると、標準報酬月額が報酬の実態に見合わなくなってしまいます。固定給などが大きく変動した場合、定時決定の時期でなくても随時改定によって標準報酬月額を改定します。

 

随時改定は、次の3つの要件を満たす場合に手続きが必要です。

・昇給または降給などで固定的賃金が変動

・現在の標準報酬月額との間に2等級以上の差が生じた

・変動月から3ヶ月間の支払基礎日数が一定基準以上

 

上記の要件を満たす場合、随時改定の手続きを忘れないようにしましょう。

 

参考：日本年金機構「随時改定（月額変更届）」

社会保険料が決定するまでの流れ

定時決定の場合、流れは以下の通りです。

 

9月分の保険料からの改定ですが、徴収は10月の給与で控除するのが一般的です。

 

企業は届いた標準報酬月額決定通知書の内容を、従業員に通知が必要です。正当な理由なく通知を省略した場合、最大で6か月の懲役または50万円の罰金を科される可能性があるため注意しましょう。

 

参考：日本年金機構「被保険者への通知」

算定基礎届の対象にならない人もいる

社会保険料を正しく計算するには、誰が算定基礎届の対象になるかの理解が大切です。ここでは、対象になる人とならない人について解説します。

算定基礎届の対象になる人

対象者は、7月1日現在で健康保険・厚生年金保険の被保険者となっているすべての従業員と、70歳以上の従業員です。具体的には、以下に該当する人も対象です。

 

・育児休業中の人

・介護休業中の人

・休職中の人

・海外出張中の人

 

会社の規模や従業員の雇用形態に関わらず、7月1日時点で会社に所属している従業員は、原則として算定基礎届の対象となります。

算定基礎届の対象にならない人

7月1日時点で会社に所属している従業員の内、以下に該当する人は対象にはならないため注意しましょう。

 

・6月1日以降に社会保険に加入した人（資格取得時に決定済み）

・6月30日以前に退職した人（7月1日時点で被保険者資格を喪失している）

・7月改定の月額変更届を提出する人

・8月または9月に随時改定が予定されている旨の申し出を行った人

 

参考：日本年金機構「定時決定（算定基礎届）」

算定基礎届を出さなかったらどうなる？

算定基礎届の未提出は、法律違反に該当します。長期間、未提出のままにすると日本年金機構から催告状が届きます。催告状が届いた状態でさらに放置すると、6月以下の懲役又は50万円以下の罰金が科せられる可能性があるため注意しましょう。

 

また、従業員に算定基礎届の未提出がバレると、会社への不信感を抱く恐れがあります。社会保険料は、従業員の将来の年金や医療保険に直結するものです。

 

会社がその手続きを軽視していると感じれば、従業員は会社への信頼を失い、モチベーションの低下や離職にも繋がる可能性があります。

算定基礎届の提出期限

提出期限は、原則として毎年7月1日から7月10日までですが、7月10日が土日祝日の場合は、翌営業日が提出期限となります。

 

また、提出方法は、以下の4つです。

・同封の返信用封筒で返信

・窓口へ直接持参する

・電子媒体に記録して提出

・電子申請

 

算定基礎届の提出方法として、同封されている返信用封筒を使うのが最も手軽な方法でしょう。返信用封筒にはあらかじめ宛先が記載されており、必要事項を記入し、同封書類と一緒に返信用封筒に入れてポストに投函するだけで提出が完了します。郵送する際は、切手が必要なため忘れないようにしましょう。

 

電子申請は、自宅やオフィスからインターネット経由で提出できます。電子申請は、時間や場所にとらわれず、効率的に手続きを進めたい方にとって便利な方法です。

 

社会保険料は標準報酬月額で決まる

社会保険料は、標準報酬月額がベースになります。標準報酬月額とは簡単に言うと、毎月もらっている給料をいくつかの等級に分け、その等級に応じた金額です。標準報酬月額は具体的には、4〜6月の報酬をもとに計算します。

 

標準報酬月額を正しく計算するには、報酬に含まれるものを理解することです。ここでは、標準報酬月額の対象になる報酬、対象にならない報酬について解説します。

標準報酬月額の対象になる報酬

標準報酬月額を決定する際の報酬に含まれるものは、労働の対償として経常的かつ実質的に受けるもので、被保険者の通常の生計に充てられるすべてのものです。基本給の他に、以下も報酬に含まれます。

 

・各種手当（残業代、通勤手当、住宅手当、扶養手当、役職手当など）

・年4回以上の賞与（ボーナス）

・通勤定期券、回数券

・食事

・社宅、社員寮

 

事業所から従業員に一定の間隔で支払われるものであれば、名称を問わず報酬に含まれます。支給の方法は金銭に限らず、通勤定期券や社宅など実質的に従業員の経済的利益になるものであれば報酬に該当するため、注意しましょう。

標準報酬月額の対象にならない報酬

標準報酬月額の対象にならない報酬は、見舞金や祝い金などの臨時に支給されるものです。具体的には、以下が挙げられます。

 

・臨時的、一時的に支給するもの（大入り袋、退職手当、解雇予告手当など）

・見舞金、祝金（病気見舞金、災害見舞金、結婚祝など）

・公的保険の給付（傷病手当金など）

・従業員が負担した費用を弁償するもの（交際費、出張旅費など）

・年3回までの賞与（ボーナス）

算定基礎届に記載する標準報酬月額の計算方法

標準報酬月額は、毎年4月〜6月の給与を基に計算するため、4〜6月に働いた日数や報酬の把握が必要です。ここでは、標準報酬月額の計算方法をステップごとに解説します。

ステップ1：4〜6月の支払基礎日数を確認する

支払基礎日数とは、各月の給与計算期間において実際に働いた日数などの、報酬の支払い対象となった日数のことです。

 

標準報酬月額は、原則として4月〜6月の給与の平均額を基に計算されます。しかし、支払基礎日数が17日未満の月は除かれるため、まずは支払基礎日数を確認しましょう。

 

例えば、給与が末日締め・翌月払いの場合、4月に支払う報酬は3月1日〜3月31日分です。この場合、暦どおりの日数を数えて31日となります。

 

一方、給与が末日締め・当月末日払いの場合、4月に支払う報酬は4月1日〜4月30日分です。この場合は30日となります。

 

月給制で欠勤控除がある場合は、事業所が就業規則や給与規定で定めた所定労働日数から欠勤日数を引いた日数が支払基礎日数になります。例えば、所定労働日数が24日のところ6日欠勤した場合は18日です。

 

24日ー6日＝18日

 

また、遅刻・早退や半日欠勤により、1日の労働時間が所定労働時間に満たない場合も1日と数えます。

ステップ2：4〜6月に支払った報酬の月額平均を求める

次は、4〜6月に支払った報酬の月額平均を計算します。具体的には以下の方法で計算できます。

 

（4月の報酬＋5月の報酬＋6月の報酬）÷3

 

以下の例で報酬の月額平均を計算してみましょう。

	支払基礎日数	報酬
4月	31日	300,000円
5月	30日	310,000円
6月	31日	320,000円

 

上記の場合、報酬の平均額は310,000円です。

 

（300,000円+310,000円+320,000円）÷3＝310,000円

 

しかし、支払基礎日数が17日未満の月がある場合、その月の報酬は計算に含めません。以下の例で計算してみましょう。

 

	支払基礎日数	報酬
4月	16日	150,000円
5月	30日	310,000円
6月	31日	320,000円

 

上記の場合、報酬の平均額は315,000円です。4月が17日未満のため、報酬の計算に含めていません。

 

（310,000円+320,000円）÷2＝315,000円

 

育児休業中や病気療養中で4〜6月の3ヶ月間の報酬の支払いがない、フルタイムの従業員で4〜6月の3ヶ月とも支払基礎日数が17日未満などの場合は、直近の標準報酬月額を適用します。

ステップ3：報酬月額を保険料額表にあてはめる

報酬の平均額を計算したあとは、報酬月額を保険料額表にあてはめます。標準報酬月額は、各保険者の保険料額表によって確認可能です。協会けんぽの場合、都道府県によって保険料が異なり、健康保険は1〜50等級、厚生年金保険は1〜32等級に分かれています。

 

保険料は事業所と従業員で折半して負担するため、従業員の給与から控除する保険料額は「折半額」を確認します。保険料額表は毎年更新されるため、必ず該当年のものを参照することが大切です。

 

先ほどの例で計算した310,00円を保険料額表にあてはめてみましょう。

引用：全国健康保険協会「令和6年3月分（4月納付分）からの健康保険・厚生年金保険の保険料額表（京都府）」

 

報酬月額が310,000円の場合、黄色の四角で囲まれた部分を参照します。報酬月額がどの範囲に該当するか確認することで、社会保険料の金額が分かります。今回は「310,000〜330,000」の範囲です。

 

この場合、介護保険第2号被保険者に該当しない従業員が負担する健康保険料は16,208円、厚生年金保険料は29,280円です。

 

協会けんぽ以外の健康保険に加入している場合、組合ごとに健康保険料率や標準報酬月額の等級区分が異なります。加入している健康保険組合のホームページで確認しましょう。

算定基礎届の書き方

算定基礎届の主な記入項目は以下が考えられます。

・支払基礎日数

・報酬の支給額

・総計額

・平均額

 

ここでは、算定基礎届の中で上記項目の書き方を解説します。

支払基礎日数の書き方

「日数」の欄には、各月の支払基礎日数を記入します。支払基礎日数は、4〜6月に支払った報酬の対象となる日数です。

 

例えば、給与が末日締め・翌月払いの場合、以下になるでしょう。

4月	31日（3/1〜3/31分）
5月	30日（4/1〜4/30分）
6月	31日（5/1〜5/31分）

報酬の支給額（通貨、現物、合計）の書き方

現金で支給された場合は「通貨」欄に、現物で支給された場合は「現物」欄に、それぞれ金額を記入します。そして、「合計」欄には、通貨と現物の合計額を記入します。

 

例えば、以下のように記入するといいでしょう。

・4月に30万円の給料と通勤定期券を5万円支給された

・5月に35万円の給料と通勤定期券を5万円支給された

・6月に32万円の給料と通勤定期券を5万円支給された

 

	通貨	現物	合計
4月	300,000円	50,000円	350,000円
5月	350,000円	50,000円	400,000円
6月	320,000円	50,000円	370,000円

総計額の書き方

「総計」欄には、支払基礎日数が17日以上の月の報酬の総計を記入します。支払基礎日数が17日未満の月の報酬は、総計に含まないため注意しましょう。

 

例えば、以下のケースをみてみましょう。

	支払基礎日数	報酬
4月	31日	300,000円
5月	15日	150,000円
6月	31日	320,000円

 

上記の場合、総計額は620,000円です。

300,000円＋320,000円＝620,000円

平均額の書き方

「平均額」欄には、「総計」に記入した金額を計算に使用した月数で割った額を記入します。

総計÷月数＝平均額

 

先ほどの例の場合、平均額は310,000円になります。

620,000円÷2＝310,000円

 

計算の結果、1円未満の端数が出た場合は端数を切り捨てます。

算定基礎届で注意するケース

短時間就労者や短時間労働者、給与の支払対象期間の途中で入社した場合に該当する場合は、注意が必要です。それぞれのケースについて、解説します。

ケース1：短時間就労者の場合

短時間就労者とは、1週間の所定労働時間と1か月の所定労働日数が、フルタイムで働く人と比較して4分の3以上である従業員のことです。短時間就労者は以下の計算方法です。

4月〜6月に支払基礎日数が17日以上の月がある場合

17日以上の月の報酬月額のみが計算対象です。

 

例えば、以下のように働くパートタイマーさんを例にしてみましょう。

	支払基礎日数	報酬
4月	18日	150,000円
5月	16日	100,000円
6月	17日	130,000円

 

上記の例では4月と6月が対象のため、計算すると140,000円です。

 

（150,000円＋130,000円）÷2＝140,000円

4月〜6月の支払基礎日数がすべて17日未満だが、15日または16日の月がある場合

支払基礎日数が15日から16日の月が計算対象です。

 

例えば、以下のように働くパートタイマーさんを例にしてみましょう。

	支払基礎日数	報酬
4月	14日	80,000円
5月	16日	120,000円
6月	15日	110,000円

 

上記の例では5月と6月が対象のため、計算すると115,000円です。

 

（120,000円＋110,000円）÷2＝115,000円

支払基礎日数が15日以上の月がない場合

直近の標準報酬月額が適用されます。

ケース2：短時間労働者の場合

短時間労働者とは、1週間の所定労働時間が通常の労働者の4分の3未満、1か月の所定労働日数が通常の労働者の4分の3未満の従業員で、一定の要件に該当する方です。平均報酬月額は、支払基礎日数が11日以上の月の報酬月額をもとに計算します。

 

例えば、以下のように働くパートタイマーさんを例にしてみましょう。

	支払基礎日数	報酬
4月	8日	60,000円
5月	11日	90,000円
6月	10日	75,000円

 

上記の例では5月が対象のため、90,000円です。支払基礎日数が11日以上の月がない場合は、直近の標準報酬月額が適用されます。

 

参考：日本年金機構「短時間労働者に対する健康保険・厚生年金保険の適用の拡大」

ケース3：給与の支払対象期間の途中で入社した場合

給与の支払対象期間の途中で入社したために1か月分の給与が支払われない月がある場合、その月を除いて計算します。また、途中入社で支払基礎日数が17日以上であっても、その月は除いて計算します。

算定基礎届は依頼できる

算定基礎届の作成や提出は、専門家に依頼することも可能です。算定基礎届は、社会保険料の算定に重要な書類であり、間違いがあると従業員や会社に不利益が生じる可能性があります。

 

対象者は誰なのか、従業員に支払ったものをどこまで報酬に含めるのか、支払基礎日数はどのように計算するのかなど、疑問をひとつひとつ調べながら作成するのは手間がかかります。

 

専門知識が必要となるケースや時間がない、自社での手続きに不安を感じている場合は、社労士へ依頼するのも選択肢の一つです。

算定基礎届の作成を依頼するときのポイント

算定基礎届は、誰にでも依頼できるわけではありません。ここでは、作成を依頼するときのポイントについて解説します。

社会保険に関する書類作成は社会保険労務士の独占業務

社会保険に関する書類の作成は、法律で社会保険労務士の独占業務と定められています。社会保険労務士は、社会保険の専門家として、法律や手続きに関する深い知識を持っています。また、法改正にも対応してくれるため、安心して依頼可能です。

 

社会保険労務士に依頼することで、時間と労力を節約できるだけでなく、正確な手続きができます。安心して本業に集中したい場合、社会保険労務士への依頼を検討しましょう。

マネーフォワードクラウドは算定基礎届が作成できる

マネーフォワードクラウドは、算定基礎届の作成機能も備えています。社会保険労務士に依頼すると報酬が発生しますが、マネーフォワードクラウドであれば自社で算定基礎届の作成が可能です。

 

必要な情報を入力するだけで、自動的に書類が作成されるため、時間と手間を大幅に削減できます。また、クラウドサービスのため、どこからでもアクセス可能です。

 

算定基礎届に関するQ&A

算定基礎届はダウンロードできますか？

算定基礎届はダウンロードできます。日本年金機構のホームページからダウンロード可能なため、用紙がないなどの場合はダウンロードして作成し、期限内に提出しましょう。

提出先はどこですか？

算定基礎届は、事務センターまたは管轄の年金事務所に提出します。年金事務所は事業所の所在地を管轄しており、京都市南区の場合は下京 年金事務所です。提出先がわからない場合は、お近くの年金事務所に問い合わせて確認しましょう。

算定基礎届に関するまとめ

算定基礎届とは、従業員の社会保険料を正しく計算するために必要な書類です。毎年7月に提出する必要があり、従業員の4月～6月の給与を基に標準報酬月額を計算します。

 

算定基礎届を提出しないと、法律違反に該当し、6ヶ月以下の懲役または50万円以下の罰金が科せられる可能性があります。また、従業員の会社への不信感にもつながるため、注意が必要です。

 

算定基礎届は、マネーフォワードクラウドを利用するとスムーズに作成できます。

 

マネーフォワードクラウドを初めて利用する、利用方法に悩む場合は、石黒健太税理士事務所にお任せください。当事務所は、マネーフォワードを使った自動化支援・経理業務改善コンサルを得意とし、関西エリアを中心に90社以上の導入実績がございます。

 

導入件数は京都で1番のため、会計だけでなく経理業務全般を楽にするためのIT支援も可能です。算定基礎届の悩みや相談は、石黒健太税理士事務所にお気軽にお問い合わせください。