給与計算をクラウドシステムで行うメリット

2022.08.18

みなさんの事業所ではどのように給与計算を行っておられるでしょうか?

 

給与計算は従業員一人一人の大事な給料を取り扱うためミスが許されない、担当者にとっては負担の大きい業務だと思います。

 

また計算方法も ●タイムカードからの勤怠集計 ●時間ごとの残業代の計算 ●各種手当等の計算 ●所得税や社会保険料などの控除項目を計算集計

などがあり、複雑で煩雑な業務であると言えます。

 

この給与計算業務について正確さや効率化を求められる方にお勧めしたいのがクラウド型の給与計算システムです。

 

今回はクラウド型の給与システムのメリットや効果を最大化するためのポイントについてご紹介します。

 

【本日の内容】

1:クラウド型の給与システムとは

 

2:クラウド型の給与計算システムの5つのメリット

・給与計算業務の効率化

・制度変更に対応した自動アップデート

・使用するパソコンや場所などの環境を選ばない

・高度なセキュリティ対策

・スマートデバイスとの相性

 

3:クラウド型の給与計算システムの3つのデメリット

・導入時の負担

・セキュリティ面での不安

・費用面での負担

 

4:クラウド型の給与システムの効果を最大化するためのポイント

5:まとめ

 

1:クラウド型の給与システムとは

クラウド型の給与システムとは、クラウドサービス(従来は利用者が手元のコンピュータで利用していたデータやソフトウェアを、インターネット経由で、サービスとして利用者に提供するサービス)を使って従業員情報や勤怠データから給与計算を自動で行うシステムのことを言います。

 

2:クラウド型の給与計算システムの5つのメリット

給与計算業務の効率化

勤怠システムや労務管理システムと連携することで、ボタン一つで勤怠データや従業員情報を給与システムに取り込み、自動で給与計算を行ってくれます。ただし、最近は色々なクラウド型の「給与計算システム」「勤怠システム」「労務管理システム」が登場していますので、それぞれのシステム間での連携がされているかは導入前に確認が必要です。

 

制度変更に対応した自動アップデート

制度改正により税率や社会保険料率の変更があった場合も自動でアップデートされるため、手動でバージョンアップする手間がありません。

 

使用するパソコンや場所などの環境を選ばない

ID・パスワードとインターネット環境があれば、どこでも、どのPCでも使用することができるため、業務を複数人で対応する場合やテレワーク対応等にも柔軟に対応することができます。またPCが壊れた際のバックアップの復元等も必要ありません。

高度なセキュリティ対策

クラウド型給与システムの運営会社は、データ信号の暗号化をはじめとする様々なセキュリティ対策を行っており、そのセキュリティレベルは金融機関と同等と言われるほど高水準なものとなっています

 

スマートデバイスとの相性

クラウド型システムはスマートフォンやタブレットとの相性も良く、様々なデバイスからアクセスが可能です。そのため、従業員との給与明細のやりとりもメールやアプリの活用を行い効率化・ペーパレス化することが可能です。

具体的には給与明細を従業員のメール(PDF添付)や個人のマイページにて確認することができます。

 

3:クラウド型の給与計算システムの3つのデメリット

導入時の負担

給与計算を自動で行ってくれるメリットがある反面、初期導入時の登録等の負担がある程度発生します。

従業員数によりますが、100人を超えるような事業所で手動での初期登録を行う場合には事務負担が大きいものになります。また、初期登録を誤ることで自動的に誤った給与計算を行うことになるため、細心の注意が必要です。

 

この負担を減らすためには、初期導入時には既存システムからのCSVデータのダウンロードによるインポートや、他システムとの連携によって正確な情報登録を行うこと、また専門家のサポートの活用により導入設定を外注するなどの方法があります。

 

セキュリティ面での不安

情報漏洩リスクを懸念される方も多いと思います。クラウド上にデータを保管する関係でハッキング等により社外への情報漏洩リスクはゼロではありません。
しかし先述の通り、運営会社による強固なセキュリティ対策が実施されています。

費用面での負担

クラウド型給与システムの料金形態は、大きく分けて月額制と課金制の2種類があります。
月額制は1か月あたりの料金は定額ですが、課金制の場合、従業員一人当たり定額料金となるため、従業員数によっては予定より金額が高額になるケースが想定されます。

 

4:クラウド型の給与システムの効果を最大化するためのポイント


まずは自社が必要とする機能が備わっているか、また既存システムと連携をされる場合は相性を考慮した上でシステムを選ぶことが重要です。

クラウド型給与システムを導入し、業務の効率化を図るためにこれらは必要不可欠であると考えます。
またデメリットでも挙げた通り、課金制のシステムの場合、従業員数によっては想定外にランニング費用がかかったといった話を聞きます。

事前に導入した際の費用について必ず試算するようにしましょう。

 

5:まとめ

今回はクラウド型給与システムについてお伝えしました。

メリットだけではなく、デメリットもありますが、きちんと理解しデメリットを最小限に抑えた上でご自身の会社に合ったシステムを導入していただければと思います。

 

おすすめのクラウド型給与システムについては別のブログ記事を作成中です。そちらを参考にクラウド型給与計算システムの検討をして頂ければと思います。

 

また、弊社ではクラウド型の「給与計算システム」「勤怠システム」「労務管理システム」の導入・業務効率化の支援を行っております。専門家のサポートが必要な方はお気軽にお問い合わせください。

 

それでは、本日の記事は以上で終わりになります。最後までお読み頂き、ありがとうございました。

 

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