今からでも間に合う！年末調整システム厳選５選！！
今年も残りわずか。。
ということは、
年末調整の季節が到来しましたね！！
「年末調整にかかる負担を減らしたい。。」
「年末調整にかかる負担を減らしたい。。」
「でもどれを導入すればよいかわからない・・」
この時期、このように考えている方も多いと思います。
通常業務もある中での年末調整業務は、作業量も多く負担に感じている方が多いと思います。
そんな時に役立つのが年末調整システムです。
年末調整にかかるコストや手間をかけず、簡単かつ効率的に業務を完了させることができます。
今回の記事では、年末調整システムの導入に関する情報とオススメ５選をご紹介いたします。
年末調整とは
年末調整とは、本来納めるべき一年間の所得税と、企業が従業員の毎月の給与から徴収していた所得税額を比較し、正しい税額に一致（清算）させることです。
〇補足〇
年末調整の対象となる人
年末調整の対象者は、給与を支払われているすべての従業員（正社員、アルバイト・パート）が対象となります。
つまり、企業で働いている人ならばそのほとんどが年末調整の対象となります。
年末調整の対象とならない人
・給与所得が2,000万円を超える場合
・2か月以上連続して雇用がない場合
などがあります。
また、年末調整は必ず1か所の勤務先で行う決まりがあるため、
副業で別の雇い主のところで働いている場合は、
自分で確定申告を行わなければいけません。
年末調整システムとは
企業が1年に1回行う年末調整業務を効率化し、作業にかかる負担やコストの軽減を実現するシステムのことです。
システムを導入することで、毎年のように発生する制度改正への対応や、複雑な年調年税額の計算が簡単にできるようになります。
さらに、従業員からの申告の確認や、差し戻しがあった場合の修正対応も素早く行うことができます。
Webを利用してどこの場所からでも申告ができるため、テレワーク環境下でも遅れることなくスムーズに申告書の回収ができます。
■年末調整はなぜ大変なのでしょうか
従来の年末調整は、紙での申告が一般的でした。
紙での申告業務は
申告書の準備→配布→回収→作成→送付と、作業工程が多く担当者の負担も大きいです。
従業員の数が多ければ多いほど完了にも時間がかかります。
制度改正への対応も毎年変化するため、担当者のノウハウもなかなか貯めることが難しいことも年末調整業務が大変な原因の一つです。また、紙の申告書のやりとりは回収に手間取ることが多く、書類待ちや提出のアナウンスの手間も発生します。従業員からの「どのように書けばよいかわからない」という質問対応や、入力不備、期限を過ぎても提出していないといった対応も発生するため、担当者の業務量は膨らむ一方なのです。
システムを導入するメリット
年末調整システムの活用は、年末調整業務を担当部門だけでなく、
申告を行う従業員にとっても多くのメリットがあります。
1.担当者のメリット
■ヒューマンエラーの防止
年末調整システムのメリットとしてまず挙げられるのは、ヒューマンエラーを防げることです。
年末調整システムは、従業員情報や1年間に支払った給与データを基に、過不足税額を自動計算できるため、
金額計算の手間や人的ミスを大幅に削減することが可能です。
システムを利用したデータチェックも簡単になるため、大量の数字を扱って複雑な計算式が必要な作業の効率化が図れます。
細かな入力作業ではどうしてもヒューマンエラーが発生してしまう可能性がありますが、システムなら人間のようなミスはなく、計算も早いという特徴があります。
■入力作業の負荷軽減
給与管理ソフトや労務管理ソフトなどとの連携を行えば、各従業員に対応したマイナンバーや住所地、扶養親族の情報など、年末調整の申請に必要な各種データを取り込むことが可能です。集めた情報を各給与システムと共有できるので、申告書を確認しながら手入力するなどの手間が省けます。
■差し戻し・回収業務の効率化
システム上で提出状況や申請内容を確認できるため、差し戻しの依頼や回収がスムーズに行えます。
提出状況の把握、未提出者への催促メールの送信、記載ミスや記入漏れなどの不備書類の差し戻し、といった書類管理業務がスムーズになるため、担当者のストレス軽減にもつながります。
2.従業員側のメリット
■入力項目の削減/効率化
入力の負担を軽減する機能として、画面上で一問一答形式のアンケートに答えていくだけで
入力内容がそのまま自動入力・計算され、簡単に申告データを作成できます。
前年の年末調整データと連携できるシステムであれば、
保険情報やローン情報など、昨年から変わらない項目は改めて入力する必要がなく、入力内容に不備や不足があればメッセージが表示されるので、必要最低限の入力で書類が完成します。
■ヘルプ・ガイド機能で入力負荷の軽減
申告書は耳慣れない言葉が多いうえ、どこに何を書けばよいのかわかりづらいことが多々あります。
提出項目にヘルプ・ガイドが付いているものもありますので、
迷うことなくスムーズに申告書を作成することができますので安心です。
システムを導入するデメリット
デメリットはほとんどありませんが、強いて挙げるとするなら
■使い慣れるまで時間がかかる
ということぐらいでしょうか。
システムを導入するということは、=今までのやり方を変えることになりますので、
慣れるまでは非効率と感じるかもしれません。
しかし、最近のシステムは初めて扱う方でも直感的に操作が可能な仕様になっているものが増えてきていますし、オンラインヘルプの内容も大変わかりやすく充実していますので、安心してお使いいただけます。
システムの比較・選定ポイント
ここでは、システムを選択する際に押さえておきたい比較ポイントを5つご紹介します。
1.入力のしやすさ
年末調整システムでは従業員から情報を集めることが多いです。
そのため、従業員がうまく操作できないと混乱が生じ、むしろ年末調整が非効率になってしまう可能性があります。
アンケート形式などで控除申告書を自動作成できるシステムは質問内容もわかりやすく、
入力項目が決まっているので、ミスなくスムーズに進めることができます。
また、オンラインヘルプやガイドが充実していれば、項目の意味や入力方法がわからない場合でもすぐに解決できるため、申請者の負担を軽減するだけでなく、
バックヤードへの問い合わせ件数や、入力不備による差し戻しを減らせるというメリットも期待できます。
2.提出と管理のしやすさ
従業員の提出状況や記入内容の管理機能の使いやすさも重要なポイントです。
たとえば、未提出者リストを作成して、対象者へ一括で催促メールを送信することができたり、従業員から書類が提出される度に、提出状況がリアルタイムに自動更新されます。
更新内容は、管理画面からすぐに確認でき、当年分と翌年分の扶養控除等異動申告書内容が異なるといった、変更点が検出されると通知されるため、チェックの負担を軽減することができます。
また、内容に不備がある場合は、担当者が直接修正するか、項目にコメントをつけて差戻しするかの対応が選べます。提出状況を管理しやすければ、従業員から効率的にアンケートを収集することができ、迅速に年末調整を進めることができます。
3.外部システムとの連携性に優れているか
既存の勤怠管理や給与管理、労務システムと連携させることで、手間を抑えて導入することができるため、連携性に優れているかどうかも大切なポイントです。
年末調整をするためには、従業員の情報を集めたり、給与を計算したりする必要があるため、年末調整システム単独では十分な能力を発揮できない場合があります。
連携の方法としては、
・システム同士のAPI連携、
・必要なデータをCSVファイルで出力するデータ連携
などがあります。
また、バックヤード系を中心にいろいろなシリーズを展開しているシステムを導入すれば、必要に応じて他業務の効率化が期待できます。
連携の可否だけでなく、どの程度の調整が必要になるか、連携にかかる手間はどのくらいなのか、といった内容や工数を前もって確認しておくと安心です。
４．料金
比較ポイントとして、料金も挙げられます。
同じような性能のシステムで迷ったら、多くの場合は最終的には料金で選ぶことが多いと思います。
料金を比較する時には、どのくらいの機能が付属しているかを考慮した上で「お得」なシステムを選ぶのがおすすめです。
５． 導入形態
最後の比較ポイントは、導入形態です。
年末調整システムはクラウド型が主流ですが、
中にはオンプレミス型やパッケージ型も存在します。
自社の状況に合わせた導入形態を選んでください。
システムのタイプ
年末調整を支援するシステムは、大きく以下の3タイプに分けられます。
一連の年末調整業務の流れの中で、効率化を進めるカテゴリーや、関連する既存システムの利用状況を踏まえて、適切なものを選択するようにしましょう。
年末調整に特化したタイプ
質問に答えていくだけで申告データを作成できる機能や、従業員全員の年末調整の状況が自動で数値化されて提出書類の集計や管理が容易になる機能など、年末調整の効率化に特化した機能を備えたシステムです。
既存の給与計算システムと連携させて、年末調整機能のみを低コストで導入したい際などに適しています。
具体的には各種書類の電子入力、年末調整の源泉徴収票等の発行、従業員全体の提出書類の集計や管理の容易化などがあります。
年末調整タイプは年末調整に必要最低限の機能しか含まれていない分、安い金額で導入できるというメリットがあるため、既に給与計算システムが導入されている場合におすすめです。
給与計算システムで年末調整するタイプ
給与計算システムに年末調整機能が備わっているタイプです。
勤怠管理システムと連携するなどして得た給与データを基に、自動的に年末調整の計算をします。
所得税の計算にあたって、入社時に従業員に入力してもらった扶養情報などをそのまま活用できるため、再入力にかかる負担やミスを軽減することにも有効です。
月例の給与や賞与の計算も含めた上で、
年末調整をシステム化したい場合はこちらのタイプがおすすめです。
労務管理システムで年末調整ができるタイプ
人事、労務管理システムに年末調整機能が備わっており、
各種手続きに必要な最新の従業員データとの連動が可能なシステムです。
年末調整だけでなく、入退社や結婚、引越しなど、
社員のライフイベントに合わせて発生する労務手続き業務をWeb上で完結できます。
年末調整業務の効率化とともに、労務管理システムの導入も考えている場合は
こちらのタイプがおすすめです。
おすすめ５選
これまでのお話しを踏まえ、おすすめの年末調整システム5選を紹介します。
各システムを比較して自社に適したシステムを検討してみてください☆
まとめ
いかがでしたか？
自社と相性がいい年末調整システムが見つかっていると、とても嬉しいです。
システムの導入は、今ならまだ間に合います！
安心して2023年を迎えられるよう、便利なシステムを使って年末調整を乗り切りましょう！
弊所では、SmartHRの導入サポートを行っております。
設定から運用までをサポートさせていただきますので、お気軽にお問合せ下さい☆
