マネーフォワードクラウドの経費精算の極意!

2022.04.01

みなさん、こんにちは、代表の石黒です。

 

今日はクラウド会計の代表格であるマネーフォワードクラウド(以下「MFC」)のシリーズの中の経費精算のソフトである「Money Forward クラウド経費」(以下「MF経費」)について詳しく解説していきたいと思います。

 

多くの会社で従業員数が増えてくると経費精算の手続きが課題となってきます。

従業員数の増加により単純に手続きが増えることも原因の一つですが、それ以外にも内部管理(不正の防止)のためであったり、税務調査対策のためであったりします。

内部管理・調査対策のためにはちゃんとした精算書の作成や承認フローの構築が必要になるのですが、ちゃんとすればするほど工数がかかってしまいます。

 

そこで活躍するのが今回ご紹介するMF経費です。

 

MF経費はテクノロジーを活用して、経費精算に必要な作業を効率化するとともに、承認フローや分析機能により内部管理・調査対策を可能にします。

ぜひ今回の記事でMF経費の使える機能について知って頂き、活用を検討いただければと思います。

(*このブログの画像はマネーフォワードのHPやパンフレットから使用しています)

 

 

【本日の内容】

1.MF経費でできること

  ・経費精算のオートメーション化

  ・承認フローの構築

  ・分析機能による経費の分析

  ・電子帳簿保存法への対応

2.経費精算のオートメーション化のポイント

  ・連携できるサービス一覧

  ・オートメーション化で使える機能とサービス

  ・経費の振込もワンクリック

3.承認フローの作り方とポイント

  ・承認フローの作り方

  ・承認フローを作る際のポイント

4.まとめ

 

1.MF経費でできること

まずは基本的な内容としてMF経費でできることを見ていきたいと思います。

 

経費精算のオートメーション化

MF経費ではクレジットカードなどの決済サービスとのデータ連携が可能になっています。例えば、クレジットカードであればWEB明細の内容をMF経費にデータ連携することができます。

この連携を行うと、クレジットカード払いで経費を払った場合には「日付・金額・相手先」などの情報をMF経費に自動で取り込むことが可能です。

このような形で経費精算をオートメーション化すると次のようなメリットがあります。

 

  • 自動連携することで入力時間が削減される
  • 手入力をなくすことで入力ミスをなくせる
  • 内部統制を強化⇒データの改ざんを検知・データを基にした精算が可能
  • 領収書画像データの添付によりペーパレス化が可能

 

MF経費ではクレジットカード以外にも連携可能なサービスが色々あり、またオートメーション化に使える機能がいくつも用意されているので、詳しくは2の方で解説させて頂きたいと思います。

 

 

承認フローの構築

MF経費を導入する際には承認フローの構築も行っていきます。

小さい規模の会社あれば、社長や経理担当の方のみの単純な承認フロー、ある程度の規模になってくると2段階3段階での承認フローの構築を行います。

この承認フローを適正に構築することとクラウドシステムでの承認フローを作ることで次のようなメリットがあります。

 

  • 不正の防止⇒チェックする側が管理しやすい
  • 内部管理の強化により経費の削減が図れる
  • アプリで承認やコメントつけての差し戻しが可能⇒どこでも対応できるので承認待ちがたまりにくい
  • アプリから承認依頼の通知やどこで承認が止まっているかの確認をできる

後半のメリットはクラウドシステムならではのもので、実際に自社でも使ってみてその良さを実感しています。

机の上に経費精算書をならべられるより、アプリで確認と承認ができる方が楽ですし、不備があった場合にはアプリ内のチャットで指摘をすることが可能になっています。

 

分析機能による経費の分析

MF経費には分析機能がついており次のような区分で経費がいくらかかっているかの分析が可能です。

 

①日付:分析する期間を設定できます

②承認ステータス:申請前・申請中・承認済み の区分を選択できます

③従業員:分析する従業員を設定できます

④経費科目:旅費交通費や交際費などの勘定科目を設定できます

⑤その他:部門やプロジェクトの設定をおこなえばその区分を設定できます。

 

この分析機能をうまく使うことで経費削減策の策定や費用対効果の確認などに役立ちます。また集計単位も日・週・月・年が選択できるため、推移を細かく分析することも可能です。

電子帳簿保存法への対応

別のブログ(参照:https://ishiguro-tax.jp/blogpost/電子帳簿保存法について/)で解説しましたが令和4年1月1日より電子帳簿保存法が改正されました。

 

その中にある経理書類のペーパレス化を図るためのスキャナ保存というルールがあるのですが、MF経費はこの法律において求められている要件を満たしたソフトとなっています。

MF経費を使って、電子帳簿保存法で求められている業務フローを構築することでペーパレス化を図ることが可能でテレワークの実施にも効果的です。

具体的には、これまで経費の精算書と共に従業員から預かった原資資料(レシートや領収書)を紙で保管する必要があったのですが、MF経費に画像データを添付してもらってデータ保存することで紙の資料は廃棄することが可能になります。

 

この仕組みをうまく活用することで、経費精算の手間やコストだけでなく資料の保管の手間やコストも削減することが可能となります。

 

2.経費精算のオートメーション化のポイント

続いてオートメーション化の詳細について見ていきたいと思います。

 

連携できるサービス一覧

まずは連携できるサービスについての解説です。MF経費では次のようなサービスとの連携が図れ、それぞれ次に掲げるような使い方が可能です。

 

①交通系データ:具体的にはエクスプレス予約やANAなどとのデータ連携が可能です。

これを行うことにより日付・金額・乗車区間が自動で入力され、従業員側では訪問先・目的などの記載のみで経費精算書の作成が可能になります。

 

②クレジットカード:従業員のクレジットカードを連携することができます。

従業員側で仕事で使った利用明細を選択すること(なので私用分は対象外として処理)で、日付・金額・相手先などの情報を自動で入力することが可能になります。

 

③電子マネー:LINE Payなどの電子マネーとの連動が可能です。

使い方はクレジットカードと同じような形です。

 

④Eコマース:AmazonやASKULなどのサービスとの連携が可能となっています。

②③と同様に日付や金額はもちろん連携できるのですが、Eコマースの連動は商品名や購入個数などの細かい情報も自動で転記してくれるのでとても便利です。

 

 

以上のように色々なサービスとの連携が可能なソフトとなっています。よく利用するサービスが連携対象かは活用前に一度ご確認いただけると良いかと思います。

 

オートメーション化で使える機能とサービス

続いて、MF経費を活用するうえで、おさえて頂きたい機能について解説していきます。

 

①API連携/csv取り込み

こちらは既に解説した内容になります。各種サービスとの連携を行うことで自動で情報の取り込みが可能になる仕組みのことです。

 

②ICカードのスマホ読み取り

SuicaやICOCAなどの交通費ICカードのデータを、アプリをインストールしたスマホで読み取ることができる機能です。

API連携で対応できないICカードもこの機能を使えばワンタッチでデータの取得が可能になります。

 

③OCR読み取り

現金払いの経費の領収書について使える機能です、領収書やレシートの写真を撮るだけで瞬時でAIが画像の内容を認識し、日付や金額、電話番号からの相手先情報の推測などを行ってくれます。

手書きの領収書の読み取りは難しいですが、この機能でめんどうな手入力部分が大幅に削減されます。

 

④オペレーターによるデータ化サービス

こちらは有料の機能(1枚20円*2022年3月時点)になるのですが写真で撮影した領収書を送信し、オペレーターが入力してくれるサービスです。

忙しく人件費単価が高い社長や取締役の方については活用がしてもらうと良いかと思います。

 

⑤経路検索からの交通費入力

電車やバスなどの公共交通機関の利用について使えるのがこの機能です。経路を入力するだけで金額を自動計算してくれます。

基本的には①か②の対応がいいと思いますが現金払いにされた場合には使える機能です。

 

⑥特許取得の領収データ取得!

①でご紹介したAPI連携は基本的には明細の“データ”のみを連動するのですが、MF経費では次のサービスについては領収書の画像データも自動での取得が可能となっており、画像データの添付の作業が不要となります。

(対応サービス)

・ANA ・エクスプレス予約 ・ETC ・S.RIDE ・アパホテル

・JAL ・Timesカーシェア ・ANAツアー ・東横イン

 

とても便利な機能なので対象サービスが増えていくことを願っています!

 

経費の振込もワンクリック

前述の機能は経費精算書を作る従業員側で使える機能となっています。ここでは、経費精算書を受け取った経理側が従業員に精算金額を振込むときに使える機能をご紹介します。

 

①振込APIによる自動振り込み

次の金融機関についてはマネーフォワード独自の振込API機能というものがあり、振込依頼がネットバンキングに自動連携します。通常は②のフローになるのですが、自動API機能を使えることで、振込依頼がワンクリックで完了でき、不正を抑制することができます。

 

②FBデータの出力による振込データの連携

①以外の金融機関についてもインターネットバンキングについては次の手順のみで振込作業が可能となり、これまで1件ずつ振込金額を入力されていた方にとっては大幅な作業の効率化が可能です。

3.承認フローの作り方とポイント

承認フローの作り方

①承認ルールの整備(会社ルール)

会社ごとのルールで次のような基準で承認を誰がするのか、事前承認が必要なのかなどが異なると思います。まずはどういったルールで誰が承認するのかを決定します。

(条件となる項目)役職・部署・プロジェクト名・金額など

②承認ルートの設定(会社ルール)

①が決まったらどういった順で承認していくのかを決定します。

申請者⇒第1次承認者(上長)⇒第2次承認(代表)⇒第3次承認(経理担当)

のような形で設定していきます。

③承認ルートの登録(MF経費の設定)

④ワークフロー設定(MF経費の設定)

⑤ワークフロー割り当て(MF経費の設定

 

③から⑤については書き出すとだいぶ細かい話になってしましますので、詳しくはマネーフォワードの下記HPをご参照ください

https://biz.moneyforward.com/support/expense/guide/first-step-guide/fs04.html#imp03

以上が承認フローの作り方になっております。

 

承認フローを作る際のポイント

続いては承認フローを作る際のポイントを解説させて頂きます。

システム的な話はマネーフォワードのHPに掲載されておりますので、私からは設計する際の考え方の

部分について解説させて頂きます。

 

①優先事項の決定

経理業務の簡素化なのか、不正を防止するフローにするのか、はその会社により状況が異なると思います。

例えば親族のみの会社や社長のみが経費精算をするような会社であれば承認フローは極力少なくした方がいいですし、営業社員を多く抱えている会社や部署がいくつもある会社は承認フローをある程度階層化することが必要になります。

 

②なるべくシンプルに

これは経費精算に限らない話ですが、ルールは極力シンプルで分かりやすい方が運用がしやすく、ミスも減ります。

複雑なルールを作って形骸化してしまわないように、最低限どんなルールが必要なのか、ルールで規制しようとしていることは一般的なことなのか例外的なことなのかを検討されるといいです。

例えば1人の社員の経費の無駄使いをやめさせるために全社的な事前申請などをルールにしてしまうと、会社全体として作業時間が大幅に増えてしまうというようなことがあります。

こういった場合はルールで対応するのではなく、個別の指導で対応する方が効果的です。

 

③まずは運用して、定期的に改善

新しい仕組みを導入しようと思うと、リスク回避型の方はどうしても色々なことを検討して完璧なものを作ってから運用しようとしがちです。

そうではなく、シンプルな仕組みを作って運用を開始されることをおすすめします。運用してみないと課題が見えてこないためです。

「運用⇒改善⇒運用⇒改善」これを続けていって自社にあった良い形を作っていくことが重要です。

逆に導入したら完了という考え方も持たない方がいいです。

会社の成長によって課題も変化していきますし、世の中の技術も日々進歩していきますので、常に良い仕組みを考えていくことが重要です。

 

4.まとめ

いかがだったでしょうか?MF経費の素晴らしさがわかって頂けましたでしょうか?

 

繰り返しになりますが、経費精算のシステムをいれることのメリットは次の通りになります。

 

  • 作業効率が上がり、間接業務時間の圧縮や経費精算/保管のコスト削減につながる
  • ちゃんとした承認フローを構築することで内部統制につながる
  • 精算書・申請書を運用することで税務調査対策になる
  • 分析を行うことで財務改善につながる

 

このようにシステムの導入は単なる作業の効率化だけでなく、仕組を作ることを通して会社を守ることにつながったり、財務を強化することにもつながったりします。

会社を良くするためにはどういった仕組みにすべきなのかこういった観点からMF経費の導入をご検討頂けたらと思います。

 

システムの導入については弊社では導入支援をサービスとして展開しておりますので、会社側の負担は少なく導入が可能です。

また近年はIT導入補助金という国の補助があり費用の2/3を負担してもらえる環境となっています。

ぜひ一度ご検討頂ければと思います。

 

以上で本日の内容は終わりになります。最後までお読み頂きありがとうございました!

 

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