年末調整しないとどうなる？会社側のリスク

面倒だからと年末調整を行わないと、会社は法的リスクだけでなく、かえって業務の負担が増えたり、従業員との関係が悪化したりといったさまざまなリスクを負います。行政指導や罰則を受ける可能性もあり、会社としての社会的な信頼を損なうことにもなりかねません。以下では、具体的なリスクについて解説します。

行政指導や罰則を受ける

会社員などの給与所得に対する所得税は、給与を支払う会社が徴収して納税することが法律で定められています。給与や賞与を支払う都度引いている源泉所得税額は概算であり、年間の給与所得に対して本来納めるべき所得税額と一致しない場合がほとんどです。そのため、税額の不一致は会社が年末調整で精算しなければなりません。

 

年末調整を行わず、従業員から正しい税額を徴収しないことは所得税法違反にあたり、税務署から行政指導を受けるおそれがあります。さらに、行政指導を受けても年末調整を適切に行わないと、懲役や罰則などの罰則を受ける可能性もあるのです。具体的な罰則については後述します。

 

参考：国税庁「課税・徴収漏れに関する情報の提供」

事務処理が煩雑化する

年末調整を後回しにして、期限ギリギリになって重い腰を上げてやろうとしても、かえって事務処理が煩雑になるおそれがあります。

 

従業員に提出してもらう書類もあり、控除証明書が従業員の手元にない場合は保険会社などから取り寄せる必要があるため、想定より時間がかかる場合も多いものです。また、焦って計算して控除額や所得税額が誤っていたら、年末調整をやり直さなければならず二度手間です。

 

年末調整が面倒でやりたくないと感じている人こそ、余裕を持って事前準備を進め、丁寧に確認をすることでスムーズに手続きを終わらせることができます。

従業員が不信感を抱く

従業員にとっては、年末調整が必要な場合は会社がやってくれるのが当たり前です。年末調整を適切に行わないと、従業員は会社が税務手続きを怠っていると感じ、不信感を抱く可能性があります。最悪の場合、従業員が辞めてしまうかもしれません。

会社のイメージダウンにつながる

会社の口コミは、思わぬところから広まっていくものです。年末調整をしていないと、税務がいいかげんな会社とみなされ、会社のイメージダウンにもつながるおそれもあります。

 

「会社が年末調整をしてくれない」「あの会社は税務を怠っているらしい」という話を聞けば、取引先から信頼してもらえないかもしれません。また、求職者にマイナスの印象を持たれてしまうと、優秀な人材を獲得する際に不利になってしまいます。会社のイメージを守るためにも、年末調整は適切に行いましょう。

年末調整しないとどうなる？従業員側のリスク

会社が年末調整で所得税の精算を行わない場合、従業員自身が確定申告をする手間がかかります。年末調整のタイミングで受けられるはずの税金の還付が受けられなかったり、自治体で所得証明書が発行されなかったりするリスクもあります。具体的な影響を確認しましょう。

確定申告の手間が増える

会社員やアルバイト・パート従業員のような給与所得者は、基本的には年末調整をすれば確定申告をする必要はありません。給与所得に対する所得税は会社が納めることが所得税法で定められており、年末調整によって年間の所得に対する税額の精算ができるためです。

 

ところが、会社で年末調整をしないと、所得税の精算をしないままになってしまいます。月々の給与から引かれている源泉所得税は概算の金額なので、きちんと精算しない限り納めすぎか、追加で納めなければならない状態です。

 

そのため、従業員は自分で確定申告をして税金の過不足を精算する必要があります。会社勤めだと確定申告をしたこともない人も多く、従業員に手間と時間をかけさせることになってしまいます。

 

税金の還付が受けられない

年末調整が終わると、多くの会社では12月または1月の給料日のタイミングで所得税を精算します。納めすぎていた税額がある場合は、還付金が戻ってきます。しかし、会社で年末調整を行わない場合は還付金を受け取ることができません。

 

従業員に自分で確定申告をしてもらえば還付が受けられるのではないか、と考える経営者の方もいるかもしれません。しかし、会社員などの給与所得者が確定申告で還付金を受け取るためには、給与支払額や源泉所得税の金額などが正しく記載された源泉徴収票が必要です。

 

源泉徴収票は年末調整をした後に作成する書類なので、結局、会社は年末調整が必要な人の分の年末調整を怠って「自分で確定申告をしてください」ということはできないのです。

所得証明書が発行されない

会社が給与支払報告書を市区町村に提出していない場合、従業員の所得証明書が発行されない可能性があります。所得証明書は、住宅ローンや賃貸物件の契約、子どもの奨学金の申請などで必要になる重要な書類で、発行できないと従業員の生活に大きな支障をきたします。

 

給与支払報告書は翌年度の住民税計算の資料となり、きちんと提出されていないと、従業員が居住する市区町村が所得を把握できません。所得証明書が発行されないだけでなく、従業員の住民税が正しく計算できなかったり、所得額や住民税額が基準となる行政サービスを受けられなくなったりする可能性もあります。

年末調整しないで確定申告のみをすることはできない

年末調整の対象となる従業員は、年末調整を省略して確定申告のみをすることはできません。正社員のみではなく、アルバイト・パート従業員も年末調整の対象となります。一方で、年末調整の対象外となる人もいます。それぞれどのようなケースがあるのでしょうか。

確定申告する場合でも年末調整は省略できない

年末調整をする、しないは法律に定められており、会社や本人の意思で決めることはできません。年末調整の対象となる従業員は、年末調整を行う日までに扶養控除等（異動）申告書を提出した人のうち、以下にあてはまる人です。

 

年末に行う年末調整の対象となる人

・1年を通じて勤務している人

・年の途中で就職して年末時点でも勤務している人

※青色事業専従者も含まれます。

 

年の途中で行う年末調整の対象となる人

・海外転勤などの理由で日本国内に生活拠点がなくなった人

・死亡により退職した人

・病気などで退職して再就職の見込みがない人

・12月の給料日の後に退職した人

・年間で支払を受ける給与の総額が103万円以下の人

 

年末調整の対象者については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：12月退職が年末調整の対象者になるケースとは？1月支給と年末調整以外の注意点

 

アルバイトやパートも年末調整をする必要がある

先述した年末調整の対象となる人の要件を満たせば、正社員だけでなくアルバイトやパートでも年末調整をする必要があります。しかし、同時に2箇所以上の会社に勤務している場合、年末調整は1つの会社でしか受けられません。

 

この場合は最も収入が多い勤務先で年末調整をするのが一般的です。従業員が仕事を掛け持ちしていることがわかっている場合は、2箇所以上で年末調整しないように注意しましょう。

 

年末調整ができない人もいる

下記のような従業員は、年末調整の対象になりません。

 

・1年間の給与収入が2,000万円を超える人

・災害減免法の規定により、給与に対する源泉所得税・復興特別所得税の徴収猶予や還付を受けている人

・2箇所以上の会社などで働いていて、他の会社に扶養控除等（異動）申告書を提出している人（所得税を乙欄で控除している人）

・扶養控除等（異動）申告書を会社に提出していない人

・年の途中で退職した人のうち、年末調整の対象となるケースに該当しない人

・海外勤務などの理由で日本国内に生活拠点がない人

・一定の条件を満たす日雇労働者

 

間違って年末調整しないように注意しましょう。

会社で年末調整しない場合の罰則

年末調整の対象となる人の手続きや源泉所得税の納付を怠ると、会社が罰則を受ける可能性があります。故意に年末調整を行わない場合や、納めるべき所得税を適切に納めなかった場合など、それぞれのケースで適用される罰則が異なります。懲役や罰金などの重い刑事罰を受ける可能性もあるため、注意が必要です。

故意に年末調整をしない場合：1年以下の懲役または50万円以下の罰金

故意に年末調整を行わず、従業員から適切に所得税を徴収しなかった場合などは、所得税法第242条により1年以下の懲役または50万円以下の罰金が科せられる恐れがあります。

 

従業員の収入に対する所得税であっても、納税する義務は会社にあります。ごまかして適切に納税しないのは脱税行為に他ならず、厳しい処罰の対象になります。

 

参考：所得税法｜e-Gov法令検索

悪質な場合：10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金

年末調整をして追加で納めるべき所得税を従業員の給与から引いておきながら、税務署に適切に納めなかったなど悪質と見なされる場合は、所得税法第240条により10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金が科される恐れがあります。懲役と罰金がどちらも適用になる可能性もあるので要注意です。

 

参考：所得税法｜e-Gov法令検索

納付期限を過ぎてしまった場合：延滞税

年末調整をしないまま、源泉所得税の納付期限が過ぎてしまうと、延滞税を課される可能性があります。延滞税は利息に相当し、納付期限の翌日から1日ごとに加算されます。税率は原則として、納付期限の翌日から2ヶ月する暇では年7.3％、それ以降は年14.6％です。

 

納付期限から遅れるほど延滞税の金額も膨らんでしまうので、会社にとって本来不要な支出を増やすことになってしまいます。また延滞税の納付は、経費にならないため注意しましょう。

 

参考：国税庁「延滞税について」

年末調整をスムーズに終わらせるためのステップ

年末調整は労力と時間がかかるため、できるだけスムーズに終わらせたいと考えている経営者の方も多いでしょう。手続きの見通しをもつことで、直前になって焦ったり、期限に間に合わなかったりする心配がなくなります。年末調整の際に具体的にどのような業務を行わなければならないのか確認しましょう。

ステップ1：従業員から書類を回収する

年末調整は、従業員から書類を提出してもらわないことには始まりません。提出してもらう書類は下記のようなものがあります。

 

・扶養控除等（異動）申告書

・保険料控除申告書

・基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

・各種控除証明書

 

人によってはこの他の書類が必要になる場合もあります。例えば、年の途中で就職した人の前職の源泉徴収票などです。必要な書類をリストにし、従業員が何をいつまでに提出すればよいかわかるようにしましょう。

 

控除証明書が保険会社から送付されるのは10月～11月頃です。従業員が必要な控除証明書を添付して提出でき、会社側も余裕をもって書類の確認ができるように提出期限を設定しましょう。

 

ステップ2：年末調整を計算する

従業員から書類を提出してもらったら、まずは書類の内容が正しいかを確認します。保険料控除申告書は、控除証明書からの転記ミスや控除額の計算ミスが発生しやすいため、特に注意が必要です。

 

書類の記載内容が正しいことが確認できたら、従業員ごとに年間の給与収入額と各種控除の金額を計算し、年間の納めるべき所得税額を確定します。毎月の給与や賞与から控除した源泉所得税の合計と、納めるべき所得税の差額が精算する金額になります。

 

関連記事：年末調整とはいつからいつまでの収入が対象？12月分を1月支払いする場合の対処法を解説

ステップ3：税金の過不足を精算する

一般的には12月または1月に支給する給与で、従業員一人ひとりの所得税の過不足を精算します。納めすぎた税金があれば還付し、不足があれば徴収します。

 

源泉所得税は毎月10日までに前月の給与から引いた分を納めるのが原則です。年末調整の結果を受けて所得税の精算をした月の分は、年末調整を加味した金額で納付してよいことになっています。

 

たとえば、12月25日に支払う給与で税金の過不足を精算すると、12月の給与に対する所得税を納めなければならない一方で、還付する金額も発生する可能性があります。この場合、1月10日に納める源泉所得税は、納付する分と還付する分の金額を差し引きしてよいのです。

ステップ4：給与支払報告書を作成して提出する

給与支払報告書は、翌年度の住民税額を計算するための資料となる書類です。原則は各従業員が翌年の1月1日時点で住民票をおいている市区町村に、1月31日までに提出します。

 

個人別明細書の内容は従業員に渡す源泉徴収票と同じで、給与収入の総額や控除の内容、源泉徴収税額などの記載が必要です。手書きで作成する場合は、税務署や市区町村にある複写式の様式を使用すると、源泉徴収票と給与支払報告書を一度の記入で作成できます。

 

総括表は、個人別明細書を取りまとめる書類で、提出先の自治体ごとに作成します。自治体ごとの様式があるため確認しましょう。会社名や代表者名、会社所在地などの基本的な情報に加えて、特別徴収と普通徴収の対象者数などを記載し、個人別明細書と合わせて提出します。

ステップ5：法定調書合計表を作成して提出する

法定調書合計表は、源泉徴収票などの法定調書とあわせて1月31日までに税務署に提出します。法定調書とは、給与や報酬などの内容を支払った側に届け出てもらうことで、税務署がお金の流れを把握して、脱税などの不正を防止するための書類です。法律で提出が義務付けられているので、必ず提出しましょう。

 

法定調書には「給与所得の源泉徴収票」のほか、フリーランスや税理士などへの報酬についての「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」などさまざまな種類があります。法定調書合計表には、法定調書の種類ごとの合計金額などを記載します。

 

給与の源泉徴収票については、給与を支払った従業員数や、1年間の従業員全員分の給与の総額、源泉徴収所得税の総額などを記載しましょう。源泉徴収票を税務署に提出しなくてもよい分の給与も含めて記載する点に注意が必要です。

 

年末調整を効率よく終わらせる方法

年末調整を効率よく終わらせるためには、事前の準備にコツがあります。余裕を持ったスケジュールを立てて進捗管理をすることで、書類の提出期限に間に合わなくなったり、不要なミスをしてしまったりすることを防ぐことができます。

12月初旬までには必要書類を回収する

年末調整のいちばん最初の仕事は、従業員から必要書類を回収することです。書類がないと所得額や控除額が決められず、年末調整の計算ができません。遅くとも12月初旬までには必要書類を回収しましょう。

 

添付しなければならない保険料などの控除証明書は、10月から11月に送付される場合が多いです。手元にない場合は、保険会社などに再発行を依頼できます。証明書が確認できないと原則は控除が認められないので、保険料等控除申告書とセットで必ず提出してもらいましょう。

 

また、年の途中で転職した人は、前職の源泉徴収票が必要です。前職の会社に発行を依頼する場合は届くまでに数週間かかることもあります。早めに伝えて用意してもらうようにしましょう。

 

提出してもらう書類は、従業員自身に書いてもらうものだけではなく、取り寄せる必要があるものもあります。会社から書類提出を依頼されてから数日で提出するのは難しい場合も多いものです。従業員が書類を準備する時間も考慮して提出依頼をするとよいでしょう。

 

関連記事：源泉徴収票がないと年末調整はどうなる？対処法や間に合わないケースを解説

必要書類をリスト化する

従業員向けに、会社に提出するべき書類のリストを作成しましょう。書類の名前だけでなく、記入・提出が必要なケースや提出期限などもなるべく記載しておくと、従業員が自分で判断しやすくなります。また、提出書類に漏れがないかのチェックリストとしても使えます。

 

従業員全員に書類を正しく記入・提出してもらうのは、実はかなり難しいことです。記入してほしい書類だけを配付すると、書き方を教えてほしい、どの書類を出せばいいのかわからない、計算できない、控除証明書がないなど、担当者が従業員からの問い合わせ対応に追われることにもなりかねません。

 

リストを作成するのが手間だと感じても、年末調整でいつまでに何をすればよいのかをきちんと伝えることで、従業員からの問い合わせに対応したり、書類を訂正してもらったりする手間が大幅に削減できるのです。

 

スケジュール管理を徹底する

書類の提出期限に間に合うように年末調整を進めるには、スケジュール管理が必須です。事前にやるべきことを洗い出し、書類の提出期限や、年末調整を反映する給与計算の締日などから逆算して、無理のないスケジュールを立てましょう。

 

従業員から書類を集める段階で手間取ってしまうと後が大変です。提出依頼はなるべく早めにしておき、期限前にリマインドをかけるなど全員に提出してもらえるように工夫しましょう。

 

訂正や追加書類の提出が必要な場合もあるので、全員分提出されてから確認を始めるのではなく、先に提出されたものから都度確認を進めると後から焦らなくて済みます。手続きについてわからないことがある場合には、税務に詳しい担当者や税理士、税務署などに確認して、わからないまま放置しないようにしましょう。

 

年末調整の担当者を決める

年末調整は事務の負担が大きいにも関わらず、担当者を明確に決めていない会社もあります。しかし、他の業務が忙しくて年末調整業務を進められない状態が続くと、期限までに手続きが終わらなくなってしまいます。

 

年末調整は片手間ではできません。年末年始の一大プロジェクトとも言えます。担当者をきちんと決めて、スケジュールやタスクの管理を責任を持ってやってもらいましょう。担当者自身が業務を推進しやすくなるだけでなく、他の従業員からの理解も得やすくなります。

 

税理士に依頼する

年末調整は、やらなければならないことの見通しをもって、余裕のあるスケジュールで進めるとスムーズに終わります。

 

わからないことが多くて不安な場合や、社内に対応できる人がいない場合は、税金の専門家である税理士に手続きを依頼するのも手です。負担の大きい提出書類のチェックや税額の計算、必要な書類の作成と提出を代わりにやってもらえるので、経営者も従業員も安心して事業に集中できます。

 

書類の提出期限が迫ってからではなく、早めに相談すると安心です。

 

関連記事：年末調整を税理士に頼むとどこまでしてくれる？報酬相場と提出するものを解説

年末調整を効率よくするには気軽に相談！

年末調整は面倒だからやりたくないと思っても、法律で義務付けられている手続きであり、行わずにいると会社にも従業員にもさまざまなリスクが生じます。

 

会社が罰則を受けたり、本来よりも多くの税金を納めなければならなくなったり、従業員が辞めてしまい会社の評判が落ちたり、いいことは一つもありません。

事前にしっかり準備をして、効率よく手続きを進めましょう。もし、年末調整を自社で行うことに不安を感じたら、税理士に相談するのも選択肢の一つです。石黒健太税理士事務所では、年末調整に関する相談を受け付けています。まずはお気軽にお問い合わせください。