みなさん、こんにちは。

突然ですが、御社の経理担当者の業務は膨大になっていないでしょうか？

 

経理担当者の作業内容は、単純作業のように思われがちですが、専門性があるため誰でもできる業務ではありません。その上、会社の規模が大きくなるにつれて取引量も増え、難易度も高くなっていってしまいます。

 

こういった状況に人の増員で対応していきたいところではあるのですが、専門性があり、かつ、信頼できる人を雇うということはとても難しい世の中になってきています。

 

そこで、今回は

・経理業務について、どのように業務改善をしていけばいいのか

・弊社が会計事務所として具体的にどのようなことに取り組んでいるか

を、ご紹介していきたいと思います。

 

人材不足の世の中において、経理業務の増加に対応していくためには、人材の確保を進めていくことはもちろんのことですが、経理の業務改善を行い、シンプルで不正を防ぐことができる仕組みを作っていくことが重要です。今日はその一部をご紹介したいと思います。

 

経理業務とは

まず初めに経理業務とはどういった業務があるのかを解説します。

（経験者の方は読み飛ばしてもらえたらと思います）

①日次業務

日次業務とは現金出納帳の管理や従業員の立替金の精算処理、売上の集計処理などの業務が一般的に行われています。

 

②月次業務

月次業務では、給与計算及び給与の支払い、買掛金の支払いなど毎月発生する支払いなどの管理をメインに行なわれています。

また、月次業務には月次決算や売上の未回収先の管理なども含まれます。

 

③年次業務

経理業務の最も重要となる業務が年次業務となります。

年次業務では、現金預金の残高の確認や棚卸資産の集計など様々な業務を行わなくてはなりません。

経理業務の課題

次に、改善策の前提となる「課題感」について共有したいと思います。

 

①作業量が膨大

経理業務は直接売上に関わるような業務ではないため、一般的に人員は最低限の人数で行われていることが多いです。しかし、経理業務は前述したように日次業務からはじまり月次業務、年次業務とその作業量は膨大です。その膨大な業務を最低限の人数で行わなければならないため、担当者には過剰な負担がかかりがちです。

②属人化しやすい

経理業務は専門性が高く属人化しやすい業務となっています。

そのため、次のようなリスクがあります。

・ルールがブラックボックス化して引き継ぎが困難になる

・独自ルールとなっており、経験者を採用しても同じような処理ができない

・チェック機能が少ないと横領等の不正の温床となる

 

③チェックに時間・コストがかかる

請求業務や支払業務は対外的な信用にかかわる行為であるためミスが許されません。ミスをなくすためにはチェック体制を構築する必要がありますが、属人的なやり方をすると工数がかかってしまい、間接コストが発生します。

 

以上が経理業務の課題感になります。経理業務はお金を生まない業務であるのに、効率性を考えていかないと作業量・コストが膨大になってしまいます。そうならないようにするためには

・本当に必要な業務は何か

・属人化しないようにするためにはどのような仕組みにするべきか

・ミスを防ぐにはどうするべきか

などの全体像を考えて業務フローを作っていく必要があります。

経理業務改善の3つのステップ

それでは、経理の業務改善をどのようなステップで行なっていくのか見ていきたいと思います。

 

STEP1　時系列での経理業務の洗い出し

まずは、現在行っている経理業務を時系列で洗い出してみましょう。

ここでは以下のように大まかに書き出すことができれば大丈夫です。

 

・現金出納帳の記入

・領収書などの会計ソフトへの入力

・従業員の立替金の精算

・領収書などのファイリング

 

STEP2　具体的な行動レベルでの経理業務の洗い出し

STEP1で大まかに業務の洗い出しができたらそれぞれの項目で具体的にどのようなことをするのか実際に行動しているレベルで業務を洗い出していきます。

具体例は以下のようなものです。

 

・領収書の整理

・買掛金や給与の支払処理

・請求書の作成

・入金の確認

・預金の残高の確認

 

STEP3　ECSR（イクスル）の法則を利用した経理業務の改善

ECSRとは業務改善を実現する上での順番と視点を示したものです。

ECSRとはEliminate（排除）、Combine（結合と分離）、Rearrange（入替えと代替）、Simplify（簡素化）の英語の頭文字からきています。これを経理業務に応用して業務改善を進めていきます。

 

①Eliminate（排除）：必要のない業務はないか

「なくすことのできる業務はないか」「経理担当者以外の人で完結出来ないか」などの視点で洗い出した業務のうち必要のない業務はないかどうかの見直しを行います。

たとえば、無駄なチェックが含まれていないか、経理担当者で無くてもできる業務はないかを確認し、あればすぐに取り除いていかなければなりません。

 

②Combine（結合と分離）：他の業務とまとめられるものはないか

「他の業務とまとめた方がいい業務はないか」「別々にやることにより効率の悪くなっている業務はないか」などの視点での見直しが必要です。

たとえば、現金の処理と立替金の処理といったように現金を扱う業務は同じ担当者にまとめるといったように類似する業務はまとめた方が効率が良くなります。

 

③Rearrange（入替えと代替）：やり方や順番を変更できないか

「順番を入れ替えることにより効率のあがるものはないか」「そのソフトを別の新しいソフトに変更することにより効率は上がらないか」などの視点での見直しが必要です。

たとえば、昔から同じソフトを使っている場合最新のソフトに変更することにより効率が良くなるなどが考えられます。

 

④Simplify（簡素化）：もっと簡単にできないか

「もっと簡単な方法で出来ないか」という視点で見直しが必要です。

経理業務を簡単にするために最もよく用いられるのがITシステムの導入です。

コストはかかりますが、経理業務を改善するためには効果的な方法です。

 

以上が経理業務改善の３ステップになります。経理の業務改善をする際の参考にして頂ければと思います。

会計事務所だから知っている効果の高い具体的な改善例

続いてはこの記事のメインである効果の高い改善例をご紹介したいと思います。各論的な話になるのですが、ぜひ参考にしてください。

 

業務やツールの廃棄

まず初めに検討頂きたいのが無駄な業務やツールの廃棄です。たくさんの会社の経理業務を見させていただいている中でよくあるのが、何のためにやっているのかはわからないけれども、昔からのルールのためにずっと続けている業務や、ほとんど活用されていないのに一部の人間のために使われているツールの活用です。業務の全体の見える化と各業務の目的の確認を行っていき、前述したような無駄は廃棄していくことが重要です。リスク思考の従業員の方が担当しているような場合には廃棄に対する抵抗などにあいますが、廃棄してみると、なくても全く問題なかったということは意外とよくある話です。ぜひ業務の見直しを行って、担当者の負担を減らしていきましょう。

 

キャッシュレス化

次に簡単でおススメなのが、経費精算のキャッシュレス化です。具体的にはクレジットカードでの経費精算を導入し、現金での立替経費を廃止させます。最近はマネーフォワードなどのシステムベンダーが経費精算で使いやすいクレジットの仕組みを作っており次のようなことが可能です。

・会社の管理画面での利用履歴の確認や領収書画像の添付

・会社の管理画面でカードごとの利用限度額の設定や変更

・会社の預金残高を基準とした利用枠の設定（決算書での審査でない）

これまで従業員が現金で購入していたものをクレジットカードに変更することにより経費精算の書類作成や振込業務がなくなり、クラウド会計と連携することにより会計入力の自動化も可能になります。また、リスク管理の観点からは誰が・いつ・何に経費を使ったのかがリアルタイムに把握できますし、不正等が疑われる場合には低い限度額設定や、管理画面からカードを止めることなども可能となっています。

 

ペーパーレス化

ペーパーレス化もキャッシュレス化と同じように比較的簡単に行動に移せる具体策です。

経理業務は扱う書類が多く、それをすべて紙で管理していると整理や保存に関するや手間やコストが増えてしまいます。データで管理することによりそれらを抑えることが可能です。またデータであるため検索等もしやすく「資料を探すのが楽になった」というお声を良くいただきます。最近では電子帳簿保存法の整備により会計書類のペーパーレス化がしやすくなってきています。（電子帳簿保存法について注意点など色々あるのですが、今回の記事では省略させて頂きます）ぜひご検討ください。

 

ITツールの導入

これまでの具体策とは異なりコストがかかるため、検討が必要ですが、効果としては最も高いのがITツールの活用です。具体的にはクラウドの会計ソフトや経費精算システム・勤怠システムや給与ソフトを導入・連動することにより、これまで手入力・手集計していたもの多くを自動化する方法です。システム間で連携することにより、人が行った場合に起きるような二度手間や転記ミスなどをなくすことが可能です。また、処理スピードも速いため大幅な時間短縮が可能となります。ただし、次の点には注意が必要です。

・初期設定で正しいルールを設定する

・全体最適を考えてツールの選定をする

・従業員のITリテラシーのレベルにあわせたツールを導入する

 

以上が、会計事務所としてこれまで取り組んできた具体的な改善策になります。改善をお考えの方は以下のようなところから検討・実行をしていっていただければと思います。

・業務の洗い出し

・必要のない業務の排除

・法人クレジットの導入

・請求書などの電子化

・システムツールの導入

まとめ

最後までお読みいただきありがとうございました。

いかがだったでしょうか？経理業務の効率化についてのイメージは持っていただけましたでしょうか？

 

実際に業務改善をすすめていくことは大変な作業ですが、仕組みができてしまえば、その効果はとても高いです。自社のみでの業務改善が難しい方はぜひ専門家の活用を検討して頂けると良いかと思います。

 

弊社ではDXコンサルティングとして、システムを使った中小企業の業務効率化のサポートを行っています。興味のある方はお気軽にお声がけください。

 

それでは本日の内容は以上になります。

ありがとうございました。