みなさん、こんにちは税理士の石黒です。

事業を行っているのと避けて通れないのが経理作業。

しかし手間がかかる、人手不足、本業の時間を削らなければならないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか？

最近では、経理のアウトソーシングや外注かというサービスも増えてきていますが、「本当に大丈夫なの？」「そもそもと費用対効果は？」と気になっている方もいらっしゃると思います。

そこで今回は、経理外注化を検討している方が気になるデメリットにフォーカスして、内容の解説と対応策の検討をしていきたいと思います。

 

経理の外注化を検討していて、最後の一歩が踏み出せない方はぜひご確認ください

 

【本日の内容】

1.外注化のデメリット

　①柔軟な対応をしてもらえない

　②リアルタイムに業績を把握できない

　③企業のノウハウを蓄積できない

　④費用が割高になることがある

　⑤情報漏洩のリスクがある

 

2.対策とは？

　①柔軟な対応をしてもらえない

　②リアルタイムに業績を把握できない

　③企業のノウハウを蓄積できない

　④費用が割高になることがある

　⑤情報漏洩のリスクがある

 

3.経理外注化のデメリットの解消法とは？

　①依頼する作業を選定する

　②自社で自計化する（ハイブリットアウトソーシング）

 

4.まとめ

 

外注化のデメリット

はじめに外注化のデメリットについて説明します。経理を外注化すると、「本業に専念できた！」や「人件費を削減できた！」といった嬉しいメリットを耳にすることも多いと思います。それではデメリットとしてはどういうものがあげられるのでしょうか？

 

①柔軟な対応をしてもらえない

経理の外注化は、社内の担当者が作業を行う場合よりも、柔軟に対応してもらうのが難しい場合があります。例えば、急ぎの依頼や新しい作業が発生した場合などは、タイムラグや追加費用が発生します。その度に契約内容を見直すのは、時間も手間もかかります。

 

②リアルタイムに業績を把握できない

経理を外注化した場合、資料やデータを提出してから、納品してもらうまで一定の時間がかかります。そのため、今の経営業績がどうなっているのかをすぐに確認することが難しいです。「助成金や補助金の申請にいますぐ試算表が欲しい！」や「今月の業績をみて予算を調整したい。」といった場合には不便かもしれません。

 

③企業のノウハウを蓄積できない

経理を外注化すると、経理の知識やノウハウは企業や従業員には残りません。起業まもない時期は時間ができて良いかと思いますが、社内に経理を把握している人間が誰もいないのは、いざ知識が必要になった場合、一から学び始めなくてはならないというリスクが生まれます。

 

④費用が割高になることがある

経理業務の外注化は、基本的には雇用する場合より時間当たりの費用負担は増えます。また定型化できている業務であれば安く外注化することができるのですが、入出金業務や売掛金の消込作業などまで含めて経理業務全般を外注化しようと思うと割高になることが多いです。

 

⑤情報漏洩のリスクがある

経理の外注化をするのに、一番気になる点は情報漏洩のリスクかと思います。作業を依頼するとなると、社内の領収書や伝票、取引先との請求書などを第三者に渡すことになります。情報を外に持ち出す際や委託先の漏洩についてのリスクは0ではありません。情報セキュリティについて、委託先だけではなく、社内でもしっかりとした知識を持つ必要があります。

 

対策とは？

経理の外注化にはどのようなデメリットがあるか、学んでいただけたでしょうか？それでは上記のような場合、具体的にはどのような対策方法があるか、解説していきたいと思います。

 

①柔軟な対応をしてもらえない

まず、第一に依頼する作業内容をしっかり把握することが大切です。その上で作業内容が膨らみそうな場合や、急ぎの作業が発生しそうな場合は、あらかじめバッファをとった契約を結ぶことをお勧めします。例えば、月1度までは急ぎの作業が発生した場合、2営業日以内に対応してほしいなどと交渉し、取り決めを交わしておけば、依頼もスムーズに行えるかと思います。または、依頼する作業と内製化する作業を検討する段階で急ぎの作業等が発生しない業務のみを外注化するのも良い方法かと思います。

 

②リアルタイムに業績を把握できない

リアルタイムに業績を把握したい場合は、スピード感を持って対応してくれる業者に依頼するか、契約時に何営業以内にデータを共有して欲しいといったスケジュールを提示した上で契約を進めるのがいいかと思います。

また、鮮度が重要な情報は外注化せずに社内で管理してしまうのも一つの手です。

目的や状況に合わせて依頼することが重要です。

 

③企業のノウハウを蓄積できない

外注化してしまうと社内に知識が残らない／経理担当者を養成できないと悩まれている方もいらっしゃるかと思います。しかし、そもそも継続して外注化できるものであれば、自社に知識を蓄積する必要はありません。近年ではバックオフィス業務はアウトソーシングの活用・グループ会社では親会社での一括管理をするなど、合理化していく流れがあります。その代わりに自社の事業のコアな部分に資源を集中するという考え方です。

もちろん、自社の数字がどのように推移しているかを把握するのは重要です。しかし、数値を管理分析するスキルと経理のスキルとは別物ですので、管理分析のスキルを身に着けることと、会計の入力以外で数値管理をできる体制を作られることをおすすめします。

 

④費用が割高になることがある

全ての経理業務を外注化するとかえって費用や手数料が高くなる可能性があります。まずは依頼したい内容を洗い出して、相見積もりを取ることをお勧めします。その際、価格はもちろん、セキュリティやスピード感の有無などを自社にあった業者を選びましょう。多少費用が割高になったとしても、人件費や教育コスト、間違った経理業務を行ってしまうリスクや属人化のリスクを天秤にかけると、外注化した方がメリットがあることが多いです。

また、外注に出す前にそもそもの業務フローを整理して工数を削減することも費用を安く抑えるためのポイントです。ぜひ検討頂ければと思います。

 

⑤情報漏洩のリスクがある

情報漏洩のリスクは一番懸念されるポイントかと思います。

具体的な対策としては、契約前にNDA(秘密保持契約)を結ぶこと、PマークやISMSを取得しているような情報セキュリティへの取り組みを行っている業者と契約することが挙げられます。情報に関する研修を定期的に行っているような業者は、他の企業と比べてもリテラシーが高く、十分な対策をとってくださると思うので、そのようなポイントを意識して業者選びを行ってみてください。

 

経理外注化のデメリットの解消法とは？

次に上記を踏まえて、経理外注化のデメリットの解消法と代価案を見ていきたいと思います。

 

依頼する作業を選定する

まずは依頼する作業を自社でしっかり把握し、見極めることです。どの作業にどれくらいの時間がかかっているか、スピード感を持って対応しなければならない作業は何か、社内で知識を蓄積していきたい情報はどれか、など、一度自社の作業としっかり向き合い、把握するのが重要です。

その上で単純作業や手間がかかりすぎている作業については外注化を進めていけば良いかと思います。

 

AIによる自動化＋専門的な部分をアウトソーシングするという体制作り

費用感をおさえて、かつ経理担当を雇用する場合のコストやリスクをおさえたい方におススメなのがこの方法です。

AIを取り入れたシステムを導入し、自社で行う作業は自動化＆簡略化してパートの方で、できるレベルの業務にする。そのうえで専門的な知識やスキルを要する業務に関してはアウトソーシングを活用するという方法です。

まとめ

いかがだったでしょうか？

経理代行の活用についてイメージがわきましたでしょうか？

最近ではコロナも影響し、在宅勤務やフレックスな働き方が注目されています。それと同時にDX化(デジタルトランスフォーメーション)に注目が集まり、便利なサービスやシステムが続々と生み出されています。

経理の分野についても自動になるソフトや在宅の方を活用した代行のサービスなどが増えてきております。これらのソフトやサービスは利便性の高いものですが、デメリットを理解したうえでの活用が重要です。ぜひ今回の記事を参考に検討して頂ければと思います。